SELECT head_description, type, head_keywords, title, text FROM texty WHERE id='manazersky-is'

ing. Vladimír Fabián

e-mail: fabian@fabav.eu

Skype: fabian.vladimir

Nejnovější články

Počítadlo

počítadlo.abz.cz

Manažerský informační systém

graf: výkon firmy

Graf, který je u článku, může o firmě leccos vypovědět. Jaká je její strategie, motivace zaměstnanců, ekonomický výkon,... Můj názor se dozvíte na konci článku, nejdříve se podíváme na některé problémy s informačními systémy.

Skoro nikdo nezná přímou vazbu operativního rozhodnutí na výkon firmy jako celku – místo frézování kostek se budou brousit válce, protože to zvýší zisk. A skoro žádný informační systém nikomu nepomůže s podobnými rozhodováními. Slovíčko „skoro“ v předchozích větách je použito proto, že řešení již existuje, jen není zatím tolik známé.

Protože každý manažer potřebuje jiné informace pro řízení a vyhodnocování své oblasti, jsou různé představy o tom, jak by měl informační systém vypadat. Složitost je dána velikostí firmy, pozicí manažerů a i určitými specifiky firmy, popřípadě jejími organizačními jednotkami. Navíc s vývojem a událostmi se názor mění. Obvykle se vybuduje manažerský informační systém pro top manažery a zaměstnanci na střediscích si kromě své odborné práce data různě sbírají a dále zpracují na tabulky a grafy.

S tím souvisí ale celá řada problémů:

Náklady na informace

Finanční náročnost takového informačního systému je zřejmá.

Kromě nákladů na výběr, implementaci a údržbu licencí, jsou ještě nemalé náklady na pořízení, aktualizaci a vyhodnocení dat.

S množstvím druhů dat roste jejich objem a tedy i náklady. Pořízení dat, jejich aktualizace a následné zpracování na informace vyžaduje lidi a někdy i drahou techniku (čárové kódy, RFID – radiofrekvenční čipy, ...).

Možná byste nevěřili, co variant reportů lze vymyslet na zobrazení nějakých výsledků a co dalších dodatečných „vylepšujících“ úprav bývá potřeba.

Kolik ty informace nakonec stojí? A kolik pomohou vydělat? Nikdy jsem neslyšel o tom, že by někdo dokázal vyčíslit přínos informačního systému, informační systém je považován za nutné zlo pro získávání informací. A s tím souvisí jejich kvalita – když něco kupuji, chci to kvalitní.

Kvalita informací

Nákladně získané informace by měly mít i odpovídající kvalitu. A je to tak? Co to je za informace ze systému, který mi řekne, jak jsem na tom kdysi byl, ale neřekne mi, co mám udělat? Mám koupit další stroj, protože velice často opakovaně chybí? Vždyť ostatní stejné stroje mají v kapacitách rezervy...

Na co mi je mapa, která mi řekne, kudy jsem šel, ale neřekne mi, kudy jít!!! Ale je lepší než nic, i to jsou totiž informace.

Jaká je hodnota informací, ručně modifikovaných mimo systém. Jsou správné nebo obsahují chyby?

Chyby informací bych dělil takto:

Existenční chyba

Je zpracovávaná informace nutná, užitečná? Každý, kdo ji používá, většinou řekne ANO! Ale je opravdu užitečná? Tak jaké informace ještě chybí, když se nemůžeme dopředu objektivně rozhodovat?

Při jedné z analýz jsem se ptal, z jakého důvodu se sypou data z informačního systému do excelu, kde se dál zpracovávají. Proč se jednoduše neupraví informační systém jednou provždy. Odpověď IT manažera byla pro mne šokující: „Protože každý měsíc se mohou různě změnit podmínky, pak se vyrobí více nebo méně, a je potřeba pružně opravit výsledky“ - zaměstnanci berou, i když firma nevydělává!!!

Nechtěná chyba

Mám na mysli běžné překlepy v číslech, chyby ve vzorcích apod.

Kdysi paní zadala špatná data do počítače a hodnota skladu vzrostla asi o 1000%. Přišlo se na to tak, že ten markantní rozdíl byl vidět. S hrůzou jsem si uvědomil, co v systému musí být za chyby, které nejsou vidět. Kolik chyb musí být v datech, která se ručně zpracovávají mimo systém, kde chybí kontrolní mechanizmy.

Úmyslná chyba

Nemám na mysli sabotáže, ale úmyslné úpravy výsledků. Pokud uživatelé editují data, která ovlivňují jejich prémiové ukazatele, budou všichni féroví a nezkreslí je?

To souvisí i s motivací zaměstnanců.

Ekonomové zkouší různé kalkulační vzorce... S tímhle mám trochu problém: jako strojař chápu, že tyčka o průměru 10 mm ve stejné díře drží, do menší se nevejde a z větší vypadne. Ekonom, když má menší tyčku, tak její průměr spočítá trošku jinak, a když větší, tak opět jinak.


Je každá konkurenční výhoda společnosti podporována takto kvalitními informacemi? Konkurenčních výhod je šest.

Volba manažera

Složitost informačních toků ovlivňuje i výběr nového manažera.

Pokud je potřeba přijmout nového manažera, nastává obvykle problém. Je potřeba, aby nový manažer co nejrychleji poznal svou oblast a tedy i její specifikace. Dát místo pracovníkovi, které danou problematiku aspoň trochu zná a není dobrý manažer, nebo dát místo lepšímu manažerovi, i když danou problematiku nezná?

Lze vyřešit tuto problematiku?

Pokud by existovala objektivně správná přímá vazba mezi lokálními operativními rozhodnutími a mezi skutečným výkonem firmy, pokud by tato vazba byla tvořena jen několika málo ukazateli, tak poté by mohl být manažerský informační systém jednoduchý. Společnost by mohla být snadněji řiditelná, mohla by se lépe rozhodovat, protože by mohla objektivně posoudit dopady jednotlivých rozhodnutí.


Utopie? Ne, je již vyřešeno a stále více firmami používáno - Teorie omezení - Theory of Constraints.


A teď k mému grafu:

O firmě, které by patřil tento graf, by se dalo říci třeba toto:

  1. Strategie firmy je špatná!
  2. Motivace zaměstnanců je také špatná!
  3. Finanční situace se zhoršuje!

webdesign: Petr Fabián